Nebenkosten- und Heizkostenabrechnung für Vermieter

Die Nebenkostenabrechnung ist für Vermieter eine Pflicht, die sich jedes Jahr wiederholt, und jedes Jahr entstehen dabei dieselben Fehler: Abrechnungen, die zu spät beim Mieter ankommen, Kosten, die gar nicht umlagefähig sind, und Heizkosten, die nicht nach der Heizkostenverordnung verteilt wurden. Das Gesetz verzeiht hier wenig. Wer nicht rechtzeitig und nachvollziehbar abrechnet, verliert in der Regel den Anspruch auf die Nachzahlung.

Dieser Ratgeber (Rechtsstand Oktober 2026) erklärt, welche Positionen Sie umlegen dürfen, wie die Heizkosten verteilt werden, was sich bei den CO₂-Kosten seit 2023 geändert hat und wie Sie eine Abrechnung aufbauen, die vor Gericht standhält.

Besonders im Blick haben wir vermietende Wohnungseigentümer: Ihre WEG-Abrechnung ist nicht identisch mit der Abrechnung gegenüber dem Mieter. Wie beides zusammenhängt, erklärt der letzte Abschnitt.

Nebenkosten und Betriebskosten: Die Abrechnung im Überblick

„Nebenkosten“ ist das Wort aus dem Alltag, das Gesetz spricht von Betriebskosten. Gemeint sind die laufenden Kosten, die durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch von Gebäude, Anlagen und Grundstück entstehen (§ 556 Abs. 1 BGB, § 1 BetrKV). Die Betriebskostenabrechnung ist also die Abrechnung genau dieser Kosten. Alles, was nicht darunter fällt, etwa Reparaturen oder die Verwaltung, kann der Vermieter nicht über die Nebenkosten auf den Mieter abwälzen.

Der Ablauf ist jedes Jahr gleich. Im Mietvertrag wird vereinbart, dass der Mieter bestimmte Betriebskosten trägt. Er zahlt dafür monatlich eine Vorauszahlung, die nach § 556 Abs. 2 BGB nur in angemessener Höhe vereinbart werden darf. Nach Ablauf des Abrechnungszeitraums, in der Regel ein Kalenderjahr, rechnet der Vermieter die tatsächlichen Kosten ab. Ist die Vorauszahlung zu niedrig, gibt es eine Nachzahlung, ist sie zu hoch, ein Guthaben. Nach der Abrechnung kann jede Seite verlangen, dass die Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe angepasst wird (§ 560 Abs. 4 BGB). Wer Eigentumswohnungen vermietet, kennt zusätzlich das Hausgeld. Es ist eine Zahlung des Eigentümers an die Gemeinschaft und deckt auch Kosten, die der Mieter nie tragen muss. Wie das Hausgeld aufgebaut ist, steht im Ratgeber zum Hausgeld.

Für das Kalenderjahr 2025 muss die Abrechnung also spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mieter eingegangen sein. Danach hat der Mieter zwölf Monate Zeit für Einwendungen. Der Vermieter muss den Zugang im Streitfall beweisen, und nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung wahrt die Frist.

Die Zwölf-Monats-Frist ist die härteste Regel der Nebenkostenabrechnung: Was bis dahin nicht beim Mieter ist, kann der Vermieter in der Regel nicht mehr nachfordern.

Welche Nebenkosten umlagefähig sind

Welche Kosten umlagefähige Nebenkosten sind, regelt § 2 BetrKV abschließend in 17 Nummern. Dazu gehören die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks wie die Grundsteuer, Wasserversorgung und Entwässerung, der Betrieb der Heizung und der Warmwasserversorgung, der Aufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, die Reinigung gemeinsam genutzter Gebäudeteile samt Ungezieferbekämpfung, die Gartenpflege, die Beleuchtung, die Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherungen des Gebäudes, der Hauswart, die Gemeinschaftsantenne und Breitbandanlage (ohne laufende Kabelentgelte, siehe unten) sowie Einrichtungen zur Wäschepflege. Die 17. Nummer fängt „sonstige Betriebskosten“ auf, etwa die Wartung von Feuerlöschern oder die Dachrinnenreinigung.

Zwei Einschränkungen sind wichtig. Erstens trägt der Mieter diese Kosten nur, wenn der Mietvertrag es vereinbart. Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung genügt in der Regel, bei „sonstigen Betriebskosten“ sollten Sie die Kostenart im Vertrag aber ausdrücklich nennen. Zweitens hat sich bei den Kabelgebühren die Rechtslage geändert: Das frühere Nebenkostenprivileg ist seit dem 1. Juli 2024 entfallen, laufende Entgelte für den Kabelanschluss dürfen also nicht mehr über die Betriebskosten abgerechnet werden. Für Glasfaser gelten Sonderregeln nach § 556 Abs. 3a BGB.

Nicht umlagefähig sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV zwei große Gruppen:

• Verwaltungskosten: Verwalterhonorar, Kosten der Geschäftsführung, Bankgebühren und die eigene Verwaltungsarbeit des Vermieters.
• Instandhaltung und Instandsetzung: Reparaturen, Wartung zur Mängelbeseitigung und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage.

Die Grenze verläuft oft mitten durch eine Rechnung. Der Hauswart ist ein Beispiel: Seine Vergütung ist umlagefähig, soweit er Reinigung und Gartenpflege übernimmt, nicht aber für Reparaturen oder Verwaltungsarbeiten. Dieser Anteil muss herausgerechnet werden. Schließlich gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot aus § 556 Abs. 3 BGB: Der Vermieter muss Kosten im Rahmen halten und darf nicht ohne Not teure Verträge abschließen.

Die Heizkostenabrechnung

Die Heizkostenabrechnung wird am häufigsten angegriffen, weil es um die höchsten Beträge geht. Ihre Regeln gehen nach § 2 HeizkostenV abweichenden Vereinbarungen im Mietvertrag vor. Nur in Gebäuden mit höchstens zwei Wohnungen, von denen der Vermieter selbst eine bewohnt, bleibt der Vertrag maßgeblich.

Die Kosten gliedern sich in drei Bausteine. Zu den Heizkosten zählen Brennstoff, Betriebsstrom, Wartung, Messdienst und die Kosten der Abrechnung selbst (§ 7 Abs. 2 HeizkostenV). Dazu kommen die Warmwasserkosten. Versorgt dieselbe Zentralanlage Heizung und Warmwasser, müssen Sie die Kosten zuerst auf beide Bereiche aufteilen und können dann erst nach Verbrauch und Fläche verteilen. Jeder Bereich zerfällt in Grundkosten, die nach Fläche verteilt werden, und Verbrauchskosten, die nach den Zählern oder Heizkostenverteilern verteilt werden. Hinzu kommt der CO₂-Kostenanteil, den der Vermieter vorab abzieht.

Die Heizkostenverordnung: Verteilung nach Verbrauch und Fläche

Die Heizkostenverordnung verlangt, dass Heiz- und Warmwasserkosten überwiegend nach tatsächlichem Verbrauch verteilt werden.

Wie hoch der Verbrauchsanteil innerhalb der Spanne liegt, bestimmt der Vermieter (§ 6 Abs. 4 HeizkostenV). In schlecht gedämmten Gebäuden, die mit Öl oder Gas beheizt werden und nicht den Standard der Wärmeschutzverordnung von 1994 erreichen, sind es zwingend 70 Prozent, wenn die freiliegenden Leitungen überwiegend gedämmt sind. Für das Warmwasser gilt dieselbe Spanne von 50 bis 70 Prozent (§ 8 HeizkostenV). Eine Änderung der Maßstäbe wirkt immer erst zum Beginn eines Abrechnungszeitraums, nie mitten im Jahr.

Ausnahmen regelt § 11 HeizkostenV, etwa für Gebäude mit sehr geringem Heizwärmebedarf von weniger als 15 Kilowattstunden je Quadratmeter und Jahr, für Heime oder wenn sich die Erfassung nur mit unverhältnismäßigen Kosten einrichten lässt. Ziehen Mieter in einer Wohnung während des Jahres ein oder aus, müssen Sie nach § 9b HeizkostenV eine Zwischenablesung vornehmen und die Kosten zwischen den Nutzern aufteilen.

Die typischen Fehler sind schnell aufgezählt:

• Die Heizkosten werden vollständig nach Fläche abgerechnet, obwohl Zähler vorhanden sind.
• Der Verbrauchsanteil liegt außerhalb der Spanne von 50 bis 70 Prozent.
• Der Verteilungsmaßstab wird im laufenden Jahr gewechselt.
• Bei einem Mieterwechsel fehlt die Zwischenablesung.

Ein Verstoß ist teuer. Werden Heiz- oder Warmwasserkosten nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter seinen Kostenanteil nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV um 15 Prozent kürzen. Seit der Reform 2021 kommen weitere Pflichten hinzu: Neue Messgeräte müssen fernablesbar sein, bestehende Geräte ohne Fernablesung müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ersetzt werden, sofern keine Ausnahme greift (§ 5 HeizkostenV). Sind fernablesbare Geräte eingebaut, muss der Vermieter dem Mieter monatlich Verbrauchsinformationen mitteilen (§ 6a HeizkostenV). Fehlt die Ausstattung oder die Information, ist eine Kürzung um 3 Prozent möglich.

CO₂-Kosten: Was Vermieter tragen

Seit dem 1. Januar 2023 teilen sich Vermieter und Mieter die CO₂-Kosten bei Gas- und Ölheizungen in Wohngebäuden. Rechtsgrundlage ist das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG). Der Gedanke dahinter: Der Mieter beeinflusst den Energieverbrauch, der Vermieter aber den Zustand des Gebäudes. Deshalb gilt ein Stufenmodell mit zehn Stufen, das sich nach dem CO₂-Ausstoß pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr richtet.

Bei weniger als 12 Kilogramm trägt der Mieter alle CO₂-Kosten. Danach steigt der Vermieteranteil in Schritten von zehn Prozentpunkten je fünf Kilogramm, bei 32 bis unter 37 Kilogramm teilen sich beide die Kosten zur Hälfte. Ab 52 Kilogramm, also bei sehr schlecht gedämmten Gebäuden mit fossiler Heizung, trägt der Vermieter 95 Prozent und der Mieter nur 5 Prozent. Der Ausstoß wird anhand der Brennstoffmenge des Abrechnungszeitraums ermittelt, die Berechnung ist in § 5 CO2KostAufG geregelt.

Das hat einen praktischen Effekt: In einem energetisch sanierten Haus mit geringem Ausstoß trägt der Mieter den größeren Teil, in einem unsanierten Haus mit hohem Ausstoß der Vermieter. Eine Sanierung verringert also nicht nur den Verbrauch, sondern auch den Anteil, der beim Eigentümer hängen bleibt.

Wichtig für die Abrechnung: Der Vermieter muss in der Heizkostenabrechnung den CO₂-Anteil des Mieters, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen ausweisen (§ 7 Abs. 3 CO2KostAufG). Fehlt das, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen. Eine Vereinbarung, nach der der Mieter mehr trägt als das Gesetz vorsieht, ist unwirksam (§ 6 CO2KostAufG).

Neu seit dem Sommer 2026 ist außerdem das Gebäudemodernisierungsgesetz. Es sieht für neu eingebaute Gas- und Ölheizungen eine eigene Kostenteilung zwischen Vermieter und Mieter vor, die stufenweise ab 2028 greifen soll. Wer eine neue Gas- oder Ölheizung plant, sollte die Regel vorher prüfen lassen. Für bestehende Anlagen bleibt es beim Stufenmodell.

Die Nebenkostenabrechnung als Vermieter erstellen

Eine Nebenkostenabrechnung als Vermieter zu erstellen, ist weniger Rechenkunst als Ordnung. In sechs Schritten:

1. Abrechnungszeitraum und Mietverhältnisse festlegen. Meist das Kalenderjahr, bei Ein- und Auszügen anteilig nach Tagen.
2. Belege sammeln. Rechnungen, Gebührenbescheide, Versicherungspolicen, Verbrauchsabrechnungen des Messdienstes und, bei Eigentumswohnungen, die WEG-Abrechnung.
3. Kosten den Positionen zuordnen. Nur Kosten, die der Mietvertrag nennt und die nach der BetrKV umlagefähig sind.
4. Umlageschlüssel anwenden. Ohne Vereinbarung nach Wohnfläche, verbrauchsabhängige Kosten nach Verbrauch (§ 556a Abs. 1 BGB).
5. Anteil des Mieters berechnen und Vorauszahlungen abziehen.
6. Abrechnung versenden und den Zugang dokumentieren.

Nach der Rechtsprechung des BGH muss die Abrechnung bei Mehrfamilienhäusern mindestens die Gesamtkosten der jeweiligen Kostenart, den angewandten Umlageschlüssel, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der Vorauszahlungen enthalten. Der Mieter soll sie ohne Hilfe nachvollziehen können. Fehlt eine dieser Angaben, gilt die Abrechnung als formell fehlerhaft, die Jahresfrist ist dann nicht gewahrt. Inhaltliche Fehler, etwa eine falsch zugeordnete Rechnung, machen die Abrechnung nicht verspätet. Nach Fristablauf kann der Vermieter aber keine höhere Nachforderung mehr durchsetzen; Korrekturen zugunsten des Mieters bleiben möglich.

Der Mieter hat Anspruch auf Einsicht in die Abrechnungsbelege (§ 259 BGB). Sie dürfen auch elektronisch bereitgestellt werden. Streit entsteht erfahrungsgemäß bei Umlageschlüsseln, Hauswartkosten, Rechnungen mit Instandhaltungsanteil und Heizkosten ohne Verbrauchserfassung. Eine Umstellung auf einen Verbrauchs- oder Verursachungsmaßstab können Sie nach § 556a Abs. 2 BGB einseitig in Textform vor Beginn des Abrechnungszeitraums erklären; jede andere Änderung des Umlageschlüssels braucht die Zustimmung des Mieters.

Besonderheit Eigentumswohnung: Abrechnung aus der WEG-Jahresabrechnung

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, bekommt von der Verwaltung die Jahresabrechnung der Gemeinschaft mit der Einzelabrechnung seiner Wohnung. Diese Abrechnung bildet die Grundlage, ist aber nicht die Betriebskostenabrechnung für den Mieter. Sie enthält Kosten, die nicht umlagefähig sind, etwa Verwaltervergütung, Zuführung zur Erhaltungsrücklage und Reparaturen. Diese Posten bleiben beim Eigentümer. Umgekehrt muss der Vermieter die umlagefähigen Kosten nach dem Schlüssel des Mietvertrags verteilen, der vom Schlüssel der Gemeinschaft abweichen kann.

Zeitlich gilt: Die Frist aus § 556 Abs. 3 BGB läuft unabhängig davon, wann die Eigentümerversammlung die WEG-Abrechnung beschließt. Der BGH hat entschieden, dass der Vermieter einer Eigentumswohnung die Jahresfrist auch dann einhalten muss, wenn der Beschluss noch fehlt. Fordern Sie die Unterlagen deshalb frühzeitig an und prüfen Sie die WEG-Jahresabrechnung gleich beim Eingang. Wie ein Verwalter die Vermietung einer Wohnung begleitet, zeigt die Seite zur Sondereigentumsverwaltung. Wer erstmals in Hamburg vermietet, findet Grundlagen im Ratgeber Vermieten in Hamburg.

Wie wir das in der Verwaltung handhaben

Seit 1965 verwalten wir Wohnanlagen und Mietshäuser in Hamburg, als familiengeführtes Unternehmen in dritter Generation. Eine gute Verwaltung trägt zur Nebenkostenabrechnung vor allem Ordnung bei: Belege laufend zuordnen, Umlageschlüssel mit dem Mietvertrag abgleichen, Fristen im Blick behalten und Heizkosten nach den Vorgaben der Verordnung verteilen. Was das für Mietshäuser bedeutet, beschreiben unsere Seiten zur Mietverwaltung und zur Zinshausverwaltung.

Hinweis: Dieser Artikel erklärt die gesetzliche Lage in Grundzügen. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.