Eigentümerversammlung und Beschlüsse

Die Eigentümerversammlung ist das Entscheidungsgremium der Wohnungseigentümergemeinschaft. Hier beschließen die Eigentümer über Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung und damit über die Höhe des Hausgelds, über Instandhaltung und Modernisierung, über den Verwalter und den Beirat. Was in der Versammlung nicht beschlossen wird, passiert in der Gemeinschaft in der Regel nicht.

Weil Beschlüsse alle Eigentümer binden, auch die, die nicht dabei waren, schaut das Gesetz bei Form und Verfahren genau hin. Seit der WEG-Reform 2020 sind die Regeln in einigen Punkten einfacher geworden: Die Versammlung ist immer beschlussfähig, Einladung und Vollmacht brauchen nur Textform, und seit dem Gesetz zur Zulassung virtueller Wohnungseigentümerversammlungen (Oktober 2024) sind auch rein virtuelle Versammlungen möglich.

Dieser Ratgeber erklärt, wie die Einladung aussehen muss, wie die Versammlung abläuft, wann ein Umlaufbeschluss genügt, was bei der Vollmacht zu beachten ist, was ins Protokoll und in die Beschluss-Sammlung gehört und wie lange ein Beschluss angefochten werden kann.

Einladung und Einladungsfrist

Zur Eigentümerversammlung lädt grundsätzlich der Verwalter ein, und zwar mindestens einmal im Jahr, § 24 Abs. 1 WEG. Er muss außerdem einladen, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer das in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen verlangt. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, können der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein dazu durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen.

Textform heißt: Brief, Telefax oder E-Mail genügen, eine Unterschrift ist nicht nötig. Die Einladung muss Ort, Datum und Uhrzeit nennen und eine Tagesordnung enthalten. Zu jedem Punkt, über den abgestimmt werden soll, gehört eine Bezeichnung, die den Gegenstand erkennen lässt. Wer etwa über eine Dachsanierung beschließen will, schreibt das als Tagesordnungspunkt auf und legt Angebote und Beschlussvorschlag bei. Was nicht auf der Tagesordnung steht, kann zwar besprochen werden. Ein dennoch gefasster Beschluss ist anfechtbar und gilt nur, solange ihn kein Gericht für ungültig erklärt (§ 23 Abs. 2 und 4 WEG).

Ordentliche und außerordentliche Versammlung

Die ordentliche Versammlung findet einmal im Jahr statt, meist im ersten Halbjahr, weil Abrechnung und Wirtschaftsplan anstehen. Eine außerordentliche Versammlung wird zusätzlich einberufen, wenn zwischendurch etwas entschieden werden muss, etwa nach einem Schaden oder wenn Eigentümer es verlangen. Für die Einladungsfrist der außerordentlichen Versammlung gilt dieselbe Regel: drei Wochen, außer bei besonderer Dringlichkeit. Dringlich ist, was nicht bis zu einem regulären Termin warten kann, zum Beispiel ein akuter Wasserschaden. Die Frist ist eine Sollvorschrift. Wird sie ohne Grund unterschritten, kann ein darauf beruhender Beschluss anfechtbar sein.

Ablauf der Eigentümerversammlung

Den Vorsitz führt nach § 24 Abs. 5 WEG der Verwalter, sofern die Eigentümer nichts anderes beschließen. Häufig übernimmt auf Wunsch der Gemeinschaft der Beiratsvorsitzende, zum Beispiel wenn über den Verwalter selbst abgestimmt wird.

Eine Versammlung läuft meist in dieser Reihenfolge ab:

1. Der Vorsitzende eröffnet die Versammlung und stellt fest, wer anwesend oder vertreten ist, anhand einer Teilnehmer- und Stimmliste.
2. Die Tagesordnung wird Punkt für Punkt abgearbeitet. Zu jedem Punkt gibt es Bericht oder Erläuterung, Aussprache und einen konkreten Beschlussantrag.
3. Es wird abgestimmt. Das Ergebnis stellt der Vorsitzende fest und verkündet es.
4. Am Ende werden Anliegen unter „Verschiedenes“ besprochen. Beschlüsse sind dort nur sinnvoll, wenn der Gegenstand bei der Einladung bezeichnet war.

Beschlussfähigkeit und Mehrheiten

Früher war eine Versammlung nur beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten war, sonst musste neu eingeladen werden. Das ist seit dem 1. Dezember 2020 vorbei: Die Versammlung ist immer beschlussfähig, auch wenn nur ein Eigentümer erscheint. Beschlossen wird mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen, § 25 Abs. 1 WEG. Enthaltungen werden dabei nicht mitgezählt.

Nach § 25 Abs. 2 WEG hat jeder Eigentümer eine Stimme, das sogenannte Kopfprinzip. Die Teilungserklärung kann davon abweichen und das Stimmrecht etwa nach Miteigentumsanteilen oder nach Wohneinheiten regeln. In bestimmten Fällen darf ein Eigentümer nicht mitstimmen, etwa wenn es um ein Rechtsgeschäft zwischen ihm und der Gemeinschaft oder um einen Rechtsstreit gegen ihn geht, § 25 Abs. 4 WEG.

Ein Beschluss ist so sicher wie die Einladung, auf der er beruht.

Online- und Hybridversammlung

Die Eigentümer können nach § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG beschließen, dass einzelne oder alle Eigentümer ihre Rechte per elektronischer Kommunikation ausüben können. Das ist die hybride Versammlung: Es gibt einen Versammlungsort, und wer nicht kommen kann, schaltet sich zu. Dafür genügt nach herrschender Auffassung die einfache Mehrheit.

Seit dem 17. Oktober 2024 gibt es zusätzlich die rein virtuelle Versammlung. Nach § 23 Abs. 1a WEG können die Eigentümer mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass Versammlungen innerhalb von längstens drei Jahren ab Beschlussfassung ohne Präsenz stattfinden können. Teilnahme und Rechteausübung müssen mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein: Zu den Rechten gehören Rede, Frage, Antrag und Stimmabgabe.

Für die Übergangszeit gilt eine Sonderregel in § 48 Abs. 6 WEG. Wird der Beschluss nach § 23 Abs. 1a WEG vor dem 1. Januar 2028 gefasst, muss bis einschließlich 2028 mindestens einmal jährlich eine Präsenzversammlung stattfinden, sofern die Eigentümer nicht einstimmig darauf verzichten. Ob eine Gemeinschaft das Format nutzen will, hängt von Größe, Technik und der Frage ab, ob alle Eigentümer problemlos teilnehmen können.

Umlaufbeschluss: Beschließen ohne Versammlung

Ein Umlaufbeschluss kommt ohne Zusammenkunft aus: Der Verwalter schickt den Beschlussantrag an alle Eigentümer, die antworten in Textform, zum Beispiel per E-Mail. Die Hürde ist hoch, denn es müssen alle Eigentümer zustimmen. Wer nicht antwortet oder ablehnt, verhindert den Beschluss. Schweigen ist keine Zustimmung.

Die Ausnahme steht im zweiten Satz: Die Eigentümer können in einer Versammlung für einen einzelnen Gegenstand beschließen, dass im Umlaufverfahren die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Der Gegenstand muss dafür konkret benannt sein, ein Pauschalbeschluss für alle künftigen Fälle genügt nach dem Wortlaut nicht.

Sinnvoll ist das Verfahren bei klaren, eher kleinen Entscheidungen, zum Beispiel einer eiligen Auftragsvergabe zwischen zwei Versammlungen, vorausgesetzt, die Eigentümer haben vorher die Mehrheitsregel beschlossen. Für strittige oder komplexe Themen eignet es sich weniger: Es gibt keine Aussprache, Rückfragen laufen einzeln, und das Einsammeln der Antworten kostet Zeit. Das Ergebnis muss der Verwalter festhalten und den Eigentümern mitteilen, es gehört mit Ort und Datum der Verkündung in die Beschluss-Sammlung.

Vollmacht für die Eigentümerversammlung

Wer nicht persönlich kommen kann, lässt sich vertreten. Eine Unterschrift im Original ist nicht nötig, es genügt Textform: ein Brief, ein Telefax oder eine E-Mail, aus der der Aussteller hervorgeht. Eine nur mündlich erteilte Vollmacht ist unwirksam.

Eine brauchbare Vollmacht enthält:

• Name des Vollmachtgebers und die Wohnung, für die er stimmt,
• Name des Bevollmächtigten,
• den Umfang: eine bestimmte Versammlung oder alle, mit oder ohne Weisungen zu einzelnen Tagesordnungspunkten,
• Ort und Datum.

Bevollmächtigt werden kann nach dem Gesetz jede Person, also Ehepartner, Mieter, ein anderer Eigentümer oder der Verwalter. Die Teilungserklärung kann den Kreis der Vertreter allerdings einschränken. Gehört eine Wohnung mehreren Eigentümern, können sie ihr Stimmrecht nur einheitlich ausüben, § 25 Abs. 2 WEG. Wer dem Verwalter eine Vollmacht erteilt, sollte Weisungen aufnehmen, sonst entscheidet der Bevollmächtigte nach eigenem Ermessen. Eine Vollmacht lässt sich jederzeit widerrufen. Ein Vollmachtsmuster stellen Verwalter und Verbände häufig bereit, einen Anspruch auf eine bestimmte Form gibt es nicht.

Protokoll und Beschluss-Sammlung

Über die gefassten Beschlüsse ist nach § 24 Abs. 6 WEG unverzüglich eine Niederschrift anzufertigen. Unterschreiben müssen sie der Vorsitzende und ein Eigentümer. Besteht ein Verwaltungsbeirat, unterschreibt auch dessen Vorsitzender oder sein Vertreter. Der Beirat kontrolliert damit, dass das Protokoll zur Versammlung passt.

Das Gesetz verlangt nur die Beschlüsse in der Niederschrift. Üblich und sinnvoll ist mehr: Ort, Datum, Beginn und Ende, Teilnehmer und vertretene Stimmen, der Wortlaut jedes Antrags, das Abstimmungsergebnis mit Ja-, Nein- und Enthaltungsstimmen und die Feststellung des Ergebnisses. Das Protokoll ist der wichtigste Nachweis, was beschlossen wurde, vor allem, wenn später Streit entsteht oder die Wohnung verkauft wird.

Die Beschluss-Sammlung ist das Nachschlagewerk der Gemeinschaft. Nach § 24 Abs. 7 WEG enthält sie den Wortlaut der verkündeten Versammlungsbeschlüsse, der schriftlichen Beschlüsse und bestimmter gerichtlicher Entscheidungen, jeweils mit Ort und Datum. Die Einträge werden fortlaufend nummeriert und unverzüglich vorgenommen. Wird ein Beschluss angefochten oder aufgehoben, ist das zu vermerken. Geführt wird sie nach § 24 Abs. 8 WEG vom Verwalter, fehlt ein Verwalter, vom Vorsitzenden der Versammlung.

Jeder Eigentümer kann Einsicht in die Beschluss-Sammlung verlangen, ebenso ein von ihm ermächtigter Dritter, zum Beispiel ein Kaufinteressent mit entsprechender Vollmacht des Verkäufers. Die Sammlung gehört daher zu den ersten Unterlagen, die bei Verkauf oder Verwalterwechsel gebraucht werden.

Beschlüsse anfechten: Fristen im Blick

Ein Beschluss gilt zunächst, auch wenn er fehlerhaft ist. Nach § 23 Abs. 4 WEG bleibt er wirksam, bis ein rechtskräftiges Urteil ihn für ungültig erklärt. Nur Beschlüsse, die gegen zwingendes Recht verstoßen, sind von Anfang an nichtig. Der übliche Weg ist die Anfechtungsklage, und die ist fristgebunden.

Die Frist beginnt mit der Beschlussfassung, nicht mit dem Zugang des Protokolls. Wurde ein Beschluss etwa am 10. März gefasst, muss die Klage bis zum 10. April bei Gericht eingegangen sein, die Begründung bis zum 10. Mai. Fällt das Fristende auf ein Wochenende oder einen Feiertag, endet die Frist am nächsten Werktag. Die Klage richtet sich nach § 44 WEG gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht gegen einzelne Miteigentümer. Der Verwalter muss die Eigentümer über die Klage unverzüglich informieren.

Wer die Frist versäumt, kann nur in engen Grenzen Wiedereinsetzung beantragen (§ 45 WEG in Verbindung mit §§ 233 bis 238 ZPO). Danach ist auch ein fehlerhafter Beschluss bestandskräftig. Typische Anfechtungsgründe sind Formfehler bei der Einladung, ein Verstoß gegen die Teilungserklärung, ein Beschluss, der nicht ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht, oder eine fehlerhafte Beschlussfeststellung. Bei Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan sollten Eigentümer deshalb vor der Versammlung prüfen, nicht erst danach. Eine Klage ist mit Kosten und Risiko verbunden, vorher empfiehlt sich anwaltlicher Rat.

Wie wir das in der Verwaltung handhaben

Nach dem Gesetz gehören Einladung, Vorsitz, Niederschrift und Beschluss-Sammlung zu den Aufgaben des Verwalters. Eine gute Verwaltung lädt fristgerecht und vollständig ein, formuliert Beschlussanträge so, dass sie eindeutig und tragfähig sind, protokolliert nachvollziehbar und pflegt die Beschluss-Sammlung laufend. Als familiengeführte Hausverwaltung in Hamburg seit 1965 und zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG betreuen wir über 60 Eigentümergemeinschaften und legen auf diese Sorgfalt Wert. Wie die Versammlungsarbeit im Zusammenhang mit Wirtschaftsplan und Abrechnung aussieht, steht auf unserer Seite zur WEG-Verwaltung in Hamburg.

Hinweis: Dieser Artikel erklärt die gesetzliche Lage in Grundzügen. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.