Verwaltungsbeirat: Aufgaben, Rechte, Haftung

Ein Verwaltungsbeirat ist in vielen Eigentümergemeinschaften die Stelle, die zwischen Verwaltung und Eigentümern vermittelt. Er prüft, fragt nach und bereitet Beschlüsse vor. Das Amt gilt als lästig, weil es Zeit kostet und selten Dank bringt. Es wird zugleich unterschätzt: Eine Gemeinschaft mit einem aufmerksamen Beirat bekommt in der Regel bessere Abrechnungen, schnellere Antworten und weniger Streit in der Versammlung.

Dieser Ratgeber erklärt, was der Verwaltungsbeirat nach dem Wohnungseigentumsgesetz tun soll, wie er die Belege der Jahresabrechnung prüft, welche Auskünfte er von der Hausverwaltung verlangen kann und wofür er haftet. Er richtet sich besonders an Beiräte und an Eigentümer, die das Amt übernehmen wollen. Die Rechtslage ist der Stand nach der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020.

Was der Verwaltungsbeirat ist

Der Beirat ist ein Organ der Gemeinschaft, aber keines mit eigener Entscheidungsmacht. Er hat keine Rechtspersönlichkeit, er kann weder Verträge für die Gemeinschaft schließen noch dem Verwalter Weisungen erteilen. Seine Stärke liegt in der Nähe zur Verwaltung und in seiner Glaubwürdigkeit gegenüber den übrigen Eigentümern.

Bestellung und Zusammensetzung

Die Eigentümer bestellen den Beirat durch Beschluss in der Versammlung, § 29 Abs. 1 WEG. Die einfache Mehrheit genügt. Seit der Reform 2020 gibt es keine feste Dreierzahl mehr. Die Gemeinschaft entscheidet frei, wie viele Mitglieder sie wählt. Ein Beirat aus einer oder zwei Personen ist möglich, in größeren Anlagen sind fünf Mitglieder keine Seltenheit. Bei mehreren Mitgliedern sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen.

Das Gesetz spricht von Wohnungseigentümern, die zum Beirat bestellt werden können. Ob ein Mieter oder ein Dritter wirksam gewählt werden kann, ist rechtlich umstritten. Wer die Wahl eines Nichteigentümers erwägt, sollte das vorher rechtlich klären lassen. Eine feste Amtszeit schreibt das Gesetz nicht vor. Es empfiehlt sich, sie im Beschluss zu regeln, üblich sind zwei bis drei Jahre mit Möglichkeit zur Wiederwahl. Die Versammlung kann ein Mitglied jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen, und jedes Mitglied kann sein Amt niederlegen.

Beirat, Verwalter und Versammlung

Drei Rollen sind sauber zu trennen. Der Verwalter führt die Geschäfte und vertritt die Gemeinschaft nach außen. Die Eigentümerversammlung beschließt. Der Beirat sitzt dazwischen: Er prüft und unterstützt die Verwaltung, empfiehlt der Versammlung und berichtet. Was in der Eigentümerversammlung beschlossen werden soll, ist ohne Beiratsstellungnahme oft schwerer zu vermitteln, vor allem bei Wirtschaftsplan, Abrechnung und größeren Aufträgen.

Das Gesetz weist dem Beirat nur wenige eigene Befugnisse zu. Gegenüber dem Verwalter vertritt der Vorsitzende des Beirats die Gemeinschaft, oder ein dazu per Beschluss ermächtigter Eigentümer, § 9b Abs. 2 WEG. Das spielt etwa beim Verwaltervertrag eine Rolle. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, die Versammlung einzuberufen, darf der Vorsitzende einladen, § 24 Abs. 3 WEG. Und er unterschreibt das Protokoll der Versammlung mit, § 24 Abs. 6 WEG.

Aufgaben des Beirats in der WEG

Die Aufgaben des Beirats in der WEG lassen sich auf drei Tätigkeiten herunterbrechen.

• Unterstützen: Der Beirat steht dem Verwalter als Ansprechpartner zur Verfügung, gibt Hinweise aus der Anlage und hilft, Versammlungen und Beschlüsse vorzubereiten.
• Überwachen: Seit der Reform nennt das Gesetz die Überwachung ausdrücklich. Gemeint ist keine Kontrolle jedes Handgriffs, sondern ein wacher Blick auf das, was für die Gemeinschaft wirtschaftlich bedeutsam ist: größere Aufträge, Verträge, Zahlungsflüsse, Fristen. Wie weit die Pflicht genau reicht, hat die Rechtsprechung noch nicht abschließend geklärt.
• Prüfen und Stellung nehmen: Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen vor dem Beschluss geprüft werden. Das Gesetz formuliert das als Sollvorschrift. Fehlt die Prüfung, ist ein Beschluss nicht automatisch ungültig, die Eigentümer verlieren aber die Entscheidungsgrundlage, die sie erwarten dürfen.

Hinzu kommt eine Aufgabe, die im Gesetz nicht steht und doch im Alltag zählt: Der Beirat ist die Stimme der Gemeinschaft gegenüber der Verwaltung. Er sammelt Anliegen der Eigentümer, damit der Verwalter nicht mit zwanzig Einzelmails arbeitet, und er erklärt der Versammlung, was er geprüft hat.

Belegprüfung: So prüft der Beirat die Abrechnung

Die Belegprüfung ist der Teil der Beiratsarbeit, an dem sich am häufigsten zeigt, ob die Abrechnung stimmt. Gemeint ist der Abgleich zwischen den Zahlen in der Abrechnung und den Unterlagen dahinter. Eine lückenlose Prüfung jedes einzelnen Belegs erwartet niemand, auch nicht das Gesetz. Die Prüfung soll nachvollziehbar sein und die Positionen abdecken, bei denen am meisten Geld bewegt wird.

In der Praxis hat sich ein einfacher Ablauf bewährt:

1. Vollständigkeit. Alle Konten der Gemeinschaft sind in der Abrechnung enthalten, die Endbestände passen zu den Kontoauszügen zum Jahresende.
2. Stichproben. Aus den größten Kostenarten (Versicherung, Heizung, Aufzug, Reinigung, Instandhaltung) wird eine Auswahl an Rechnungen eingesehen. Passt der Betrag, ist die Leistung beauftragt, und wurde sie dem richtigen Jahr zugeordnet?
3. Verträge. Laufende Verträge (Hausmeister, Wartung, Versicherungen) werden mit den Abrechnungspositionen verglichen. Stimmen Laufzeit und Preis, wurden Preisanpassungen beschlossen?
4. Beschlüsse. Instandhaltungsmaßnahmen und Entnahmen aus der Erhaltungsrücklage müssen sich auf einen Beschluss oder eine Ermächtigung stützen können.
5. Verteilungsschlüssel und Heizkosten. Jede Kostenart wird nach dem Schlüssel verteilt, der laut Teilungserklärung oder Beschluss gilt. Die Heizkostenabrechnung des Messdienstes liegt bei und stimmt mit der Gesamtabrechnung überein.
6. Stellungnahme. Das Ergebnis wird schriftlich festgehalten, auch dann, wenn nichts zu beanstanden ist.

Welche Fehler bei der Abrechnung am häufigsten vorkommen und worauf Sie bei jedem Prüfpunkt im Einzelnen achten sollten, steht im Beitrag Jahresabrechnung prüfen. Wie sich die Zahlen aus dem Hausgeld ergeben, das jeder Eigentümer monatlich zahlt, erklärt der Ratgeber zum Hausgeld.

Ein Beirat muss nicht jeden Beleg prüfen, aber jeder Beleg muss prüfbar sein.

Auskunft und Einsicht: Rechte des Beirats

Das Gesetz sagt zur Auskunftspflicht der Hausverwaltung gegenüber dem Beirat nichts ausdrücklich. Aus der Aufgabe folgt aber der Anspruch: Wer überwachen und prüfen soll, muss Auskünfte erhalten und Unterlagen einsehen können. Der Beirat kann deshalb vom Verwalter verlangen, ihm die für die Prüfung nötigen Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge und Protokolle zu zeigen und Fragen dazu zu beantworten. Die Verwaltungsunterlagen gehören der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter, und der Verwalter führt sie für die Gemeinschaft.

Daneben hat jeder einzelne Eigentümer ein eigenes Einsichtsrecht: Nach § 18 Abs. 4 WEG kann er von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Die Einsicht findet üblicherweise in den Räumen des Verwalters statt, Kopien sind gegen Kostenerstattung möglich. Das Recht des Eigentümers wird nicht dadurch verdrängt, dass es einen Beirat gibt.

Zwei Grenzen sind zu beachten. Erstens ist der Beirat kein Weisungsgeber. Der Verwalter ist an Beschlüsse der Eigentümer gebunden, nicht an Wünsche einzelner Beiratsmitglieder. Zweitens dürfen Anfragen nicht zur Dauerbeschäftigung werden: Wer die Verwaltung mit Detailfragen überhäuft, die nichts mit der Prüfung zu tun haben, riskiert das Vertrauensverhältnis. Gut funktioniert in der Praxis, wenn der Beirat seine Fragen gesammelt und schriftlich stellt und die Verwaltung dafür eine feste Antwortzeit nennt, die beide Seiten einhalten können. Und wenn die Unterlagen digital bereitliegen, braucht es für die Einsicht keinen Termin im Büro.

Reagiert der Verwalter dauerhaft nicht oder verweigert er die Einsicht, ist der nächste Schritt die Versammlung. Der Beirat kann das Thema auf die Tagesordnung bringen und die Eigentümer beschließen lassen, wie sie vorgehen wollen, bis hin zur Abberufung. Wie das abläuft, steht im Beitrag zur Kündigung des Verwaltervertrags.

Haftung des Verwaltungsbeirats

Die Reform von 2020 hat die Haftung des Beirats ausdrücklich begrenzt. Wer das Amt ehrenamtlich ausübt, haftet gegenüber der Gemeinschaft nur, wenn er vorsätzlich handelt oder die im Verkehr erforderliche Sorgfalt in besonders schwerem Maß verletzt, wenn er also nicht beachtet hat, was jedem hätte einleuchten müssen. Ein übersehener Rechenfehler oder eine nachlässig geprüfte Stichprobe reicht dafür im Regelfall nicht.

Das Privileg setzt voraus, dass die Mitglieder unentgeltlich tätig sind. Auslagen werden ersetzt, das ist unschädlich, etwa Porto, Kopien oder Fahrtkosten. Wird dagegen eine Vergütung beschlossen, die über den Ersatz von Auslagen hinausgeht, kann die Haftungserleichterung entfallen. Eine Gemeinschaft, die ihrem Beirat eine Anerkennung zahlen will, sollte das vorher rechtlich prüfen lassen.

Das Risiko lässt sich mit einfachen Mitteln weiter begrenzen:

• Dokumentieren: Wer seine Prüfung und ihr Ergebnis schriftlich festhält, kann später belegen, dass er sorgfältig gearbeitet hat.
• Auf Beschlüsse stützen: Was die Versammlung beschlossen hat, ist abgesichert. Eigene Weisungen an den Verwalter sind es nicht.
• Bedenken melden: Fällt dem Beirat etwas auf, gehört es schriftlich an den Verwalter und, wenn nötig, in die Versammlung.
• Absichern: Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für den Beirat deckt Schäden ab, die über die Haftung hinausgehen. Die Gemeinschaft kann beschließen, die Prämie zu übernehmen.

Anspruchsberechtigt bei einem Schaden ist die Gemeinschaft, nicht der einzelne Eigentümer. Ob und wann tatsächlich gehaftet wird, hängt immer vom Einzelfall ab. Im Zweifel hilft vor der Entscheidung eine Rechtsberatung.

Zusammenarbeit mit der Hausverwaltung

Eine gute Zusammenarbeit beginnt mit klar verteilten Aufgaben. Die Verwaltung führt die Geschäfte, sie bereitet Wirtschaftsplan, Abrechnung und Versammlung vor, sie setzt Beschlüsse um und hält die Unterlagen. Der Beirat prüft, wirft Fragen auf und vermittelt zwischen den Eigentümern. Was nicht sauber getrennt ist, führt zu Konflikten: Ein Beirat, der Handwerker beauftragt, übernimmt ungewollt Verantwortung. Eine Verwaltung, die den Beirat nur informiert, wenn alles entschieden ist, verspielt dessen Vertrauen.

Hilfreich sind drei Absprachen. Erstens: Wann bekommt der Beirat Wirtschaftsplan und Abrechnung, und wie viel Zeit bleibt ihm bis zur Einladung zur Versammlung? Die Einladung muss nach § 24 Abs. 4 WEG in der Regel drei Wochen vor dem Termin verschickt werden. Zweitens: Ab welcher Summe wird der Beirat vor einer Beauftragung gefragt? Das schafft einen verlässlichen Rahmen für Eilfälle. Drittens: Wer erhält welche Information in welcher Form, etwa Rechnungen, Kontoauszüge und Angebote?

Wie eine Verwaltung diese Zusammenarbeit anbietet und welche Aufgaben sie dabei übernimmt, beschreibt unsere Seite zur WEG-Verwaltung in Hamburg.

Wie wir das in der Verwaltung handhaben

Ein Beirat kann nur prüfen, was ihm vorliegt. Zu einer guten Verwaltung gehört deshalb, dass Wirtschaftsplan, Abrechnung und die zugehörigen Belege rechtzeitig vor der Versammlung bereitliegen und Fragen beantwortet werden. Wir sehen den Beirat als Gegenüber, das die Verwaltung besser macht, und nicht als Störung. Wie wir die Arbeit in Eigentümergemeinschaften aufstellen, steht auf der Seite zur WEG-Verwaltung.

Hinweis: Dieser Artikel erklärt die gesetzliche Lage in Grundzügen. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.