Ratgeber-Artikel
Hausverwaltung kündigen: So wechselt eine WEG den Verwalter
Verwaltervertrag kündigen: Abberufung nach § 26 WEG, Vertragsende spätestens nach sechs Monaten, neuer Verwalter. Das bereitet der Beirat vor.
Die Jahresabrechnung ist das Dokument, an dem sich eine Verwaltung messen lässt. Der Beirat prüft sie vor der Versammlung, § 29 Abs. 2 WEG nennt das ausdrücklich als seine Aufgabe. Was dabei zu prüfen ist, sagt das Gesetz nicht. Diese sieben Punkte decken die Fehler ab, die uns bei Übernahmen am häufigsten begegnen.
Was seit der Reform beschlossen wird
§ 28 Abs. 2 WEG: Die Eigentümer beschließen über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der Vorschüsse. Grundlage ist die Abrechnung des Verwalters.
§ 28 Abs. 4 WEG: Der Verwalter hat nach Ablauf des Kalenderjahres einen Vermögensbericht aufzustellen, mit Stand der Rücklagen und einer Aufstellung des Gemeinschaftsvermögens.
Beschlossen wird nicht mehr die Abrechnung als Zahlenwerk, sondern nur ihr Ergebnis: die Abrechnungsspitze je Eigentümer. Angefochten werden kann deshalb auch nur der Beschluss über diese Spitzen. Rechenfehler in der Abrechnung können dazu führen, dass der Beschluss ordnungsgemäßer Verwaltung widerspricht.
Die sieben Prüfpunkte
1. Vollständigkeit: alle Konten, alle Bewegungen
Die Gesamtabrechnung muss sämtliche Einnahmen und Ausgaben des Wirtschaftsjahres enthalten, nach dem Zufluss- und Abflussprinzip. Anfangs- und Endbestand aller Konten müssen zu den Kontoauszügen passen. Fehlt ein Konto oder stimmt der Endbestand nicht, ist die Abrechnung nicht prüfbar.
2. Verteilungsschlüssel: wie in Teilungserklärung oder Beschluss
Grundregel ist die Verteilung nach Miteigentumsanteilen, § 16 Abs. 2 Satz 1 WEG. Abweichende Schlüssel gelten nur, wenn sie vereinbart oder beschlossen sind. Prüfen Sie, ob jede Kostenart mit dem Schlüssel verteilt ist, der für sie gilt, und ob die Summe der Anteile wirklich 1.000 oder 10.000 ergibt.
3. Heizkosten: verbrauchsabhängig, mit eigener Abrechnung
Die Heizkostenverordnung verlangt, dass 50 bis 70 Prozent der Heiz- und Warmwasserkosten nach Verbrauch verteilt werden, § 7 Abs. 1 und § 8 Abs. 1 HeizkostenV. Wird nicht nach Verbrauch abgerechnet, darf jeder Nutzer 15 Prozent kürzen, § 12 HeizkostenV. Die Heizkostenabrechnung des Messdienstes muss beiliegen, und die Gesamtkosten dort müssen mit der Position in der Gesamtabrechnung übereinstimmen.
4. Erhaltungsrücklage: Zuführung und Entnahmen getrennt
Die beschlossene Zuführung zur Rücklage muss als Ausgabe in der Einzelabrechnung erscheinen und als Zufluss im Vermögensbericht. Entnahmen brauchen einen Beschluss oder eine Ermächtigung. Eine Rücklage, deren Stand von Jahr zu Jahr sinkt, ohne dass etwas saniert wurde, ist ein Warnsignal.
5. Vermögensbericht: der neue Pflichtteil
Seit 2020 gehört ein Vermögensbericht dazu. Er zeigt Rücklagen, Bankguthaben, Forderungen gegen Eigentümer und Verbindlichkeiten. Fehlt er, hat der Verwalter eine gesetzliche Pflicht verletzt (§ 28 Abs. 4 WEG); fordern Sie ihn vor der Versammlung an.
6. Nicht umlagefähige Kosten bei vermieteten Wohnungen
Vermieter brauchen die Trennung zwischen umlagefähigen Betriebskosten nach § 2 BetrKV und nicht umlagefähigen Posten wie Verwaltervergütung, Instandhaltung und Rücklage. Eine gute Abrechnung weist das je Einzelabrechnung aus. Fehlt die Spalte, muss jeder Vermieter selbst rechnen, oder er überlässt das einer Sondereigentumsverwaltung.
7. Belege: Einsicht ist Ihr Recht
§ 18 Abs. 4 WEG: Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen.
Die Einsicht umfasst Rechnungen, Verträge und Kontoauszüge. Sie findet üblicherweise in den Räumen des Verwalters statt, Kopien dürfen gegen Kostenerstattung verlangt werden. Eine Verwaltung, die Belege digital bereitstellt, spart allen Beteiligten diesen Termin.
Fristen: Abrechnung und Anfechtung
Das Gesetz nennt keine feste Frist für die Vorlage der Abrechnung. Die Rechtsprechung erwartet sie innerhalb angemessener Zeit nach Ablauf des Wirtschaftsjahres, in der Regel binnen drei bis sechs Monaten. Steht eine Frist im Verwaltervertrag, gilt diese.
Wer den Beschluss über die Abrechnungsspitzen anfechten will, hat einen Monat ab Beschlussfassung Zeit, die Klage zu erheben, und zwei Monate für die Begründung, § 45 WEG. Nach Ablauf ist der Beschluss bestandskräftig, auch wenn er fehlerhaft war.
Wie wir das in der Verwaltung handhaben
Unsere Abrechnungen liefern wir im ersten Halbjahr aus, mit Vermögensbericht, Heizkostenabrechnung und der Spalte für Vermieter. Der Beirat bekommt vorab Zugriff auf alle Belege und einen Termin, in dem wir die Abrechnung gemeinsam durchgehen, damit die Versammlung über Zahlen entscheidet, die vorher jemand geprüft hat. Wie das zusammen mit Wirtschaftsplan und Versammlung läuft, steht auf unserer Seite zur WEG-Verwaltung in Hamburg.
Kommt die Abrechnung bei Ihnen Jahr für Jahr zu spät oder nicht prüfbar, ist das ein Grund zum Wechsel: So kündigt eine WEG ihre Hausverwaltung.
Hinweis: Dieser Artikel erklärt die gesetzliche Lage in Grundzügen. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
