Hausverwaltung: Aufgaben, Vertrag, Wechsel

Die Aufgaben einer Hausverwaltung reichen von der Buchhaltung über die Organisation von Reparaturen bis zur Vorbereitung der Eigentümerversammlung. Das meiste davon läuft unauffällig im Hintergrund: Das Hausgeld wird verbucht, die Heizung gewartet, die Einladung kommt rechtzeitig. Wie viel Arbeit dahintersteckt, merken Eigentümer meist erst, wenn etwas davon fehlt.

Dieser Ratgeber erklärt, was eine Hausverwaltung in welcher Verwaltungsart tut, welche Pflichten sie gegenüber den Eigentümern hat und was ein Verwaltervertrag regeln sollte. Er zeigt, wie eine Gemeinschaft die Verwaltung wechselt, was beim Kündigen zu beachten ist und was es mit dem zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG auf sich hat. Rechtsstand ist Oktober 2026.

Eine gute Verwaltung erkennen Sie weniger an Versprechen als an Nachvollziehbarkeit: Sie können jederzeit sehen, was beschlossen wurde, was es gekostet hat und wer wofür zuständig war. An dieser Messlatte lässt sich auch jeder Verwaltervertrag prüfen.

Die Aufgaben einer Hausverwaltung im Überblick

Das Gesetz kennt keine abschließende Liste der Verwalteraufgaben. Was dazugehört, ergibt sich aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG), aus der Teilungserklärung, aus Beschlüssen und aus dem Verwaltervertrag. In der Praxis lassen sich die Aufgaben der Hausverwaltung in drei Bereiche gliedern.

Kaufmännische Aufgaben

Der Verwalter stellt für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan auf, über dessen Vorschüsse die Eigentümer beschließen, § 28 Abs. 1 WEG. Nach Jahresende erstellt er die Abrechnung und einen Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen, § 28 Abs. 2 und 4 WEG. Dazwischen liegt das Tagesgeschäft: Hausgeld einziehen, bei Rückständen mahnen, Rechnungen prüfen und bezahlen, die Konten der Gemeinschaft führen und Versicherungen im Blick behalten.

Technische Aufgaben

Technisch heißt: das Gebäude in Ordnung halten. Dazu gehören Begehungen, Wartungsverträge für Heizung und Aufzug, die Einholung von Angeboten, die Beauftragung und Kontrolle von Handwerkern sowie der Umgang mit Schäden und Notfällen. Auch Verkehrssicherung, etwa Winterdienst und Reinigung, und vorgeschriebene Prüfungen gehören auf die Liste. Größere Maßnahmen bereitet der Verwalter so vor, dass die Eigentümer mit Angeboten und Alternativen entscheiden können.

Rechtliche und organisatorische Aufgaben

Der Verwalter lädt mindestens einmal im Jahr zur Eigentümerversammlung ein, § 24 Abs. 1 WEG. Die Einladung erfolgt in Textform, die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, § 24 Abs. 4 WEG. Er fertigt die Niederschrift, führt die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 und 8 WEG und setzt gefasste Beschlüsse um. Nach außen vertritt er die Gemeinschaft, § 9b Abs. 1 WEG. Dazu gehört auch, Fristen im Blick zu behalten, etwa die Monatsfrist, in der ein Beschluss angefochten werden kann.

Pflichten gegenüber den Eigentümern

Der Verwalter ist Organ der Gemeinschaft und handelt nach Gesetz, Vereinbarungen und Beschlüssen. Seine Befugnisse ohne Beschluss sind eng gezogen:

Für alles, was darüber hinausgeht, braucht der Verwalter einen Beschluss. Im Verhältnis nach außen ist das anders: Wer mit der Gemeinschaft einen Vertrag schließt, muss sich auf die Vertretungsmacht des Verwalters verlassen können. Beschränkungen wirken Dritten gegenüber nicht; nur für Grundstückskauf- und Darlehensverträge braucht der Verwalter einen Beschluss, § 9b Abs. 1 WEG. Intern bleibt der Verwalter an die Eigentümer gebunden.

Aus der Stellung des Verwalters ergeben sich die Pflichten gegenüber den Eigentümern: Beschlüsse umsetzen, sorgfältig und im Interesse der Gemeinschaft handeln, Gelder der Gemeinschaft getrennt von seinem eigenen Vermögen führen, Rechenschaft ablegen und Auskunft geben. Jeder Eigentümer kann nach § 18 Abs. 4 WEG Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Wer Abrechnung und Belege prüfen möchte, findet Prüfschritte im Beitrag Jahresabrechnung prüfen.

Der Verwalter entscheidet nicht über das Haus. Er führt aus, was die Eigentümer beschlossen haben, und handelt von sich aus nur dort, wo das Gesetz es ihm ausdrücklich zutraut.

Aufgaben je nach Art der Verwaltung

Wie sich die Aufgaben der Hausverwaltung verteilen, hängt davon ab, was verwaltet wird und für wen. Die fünf gängigen Verwaltungsarten unterscheiden sich so:

• WEG-Verwaltung: Der Verwalter betreut das gemeinschaftliche Eigentum einer Eigentümergemeinschaft. Hier gelten die Vorgaben des WEG, die Versammlung entscheidet, der Verwalter führt aus. Mehr dazu auf unserer Seite zur WEG-Verwaltung.
• Sondereigentumsverwaltung: Sie kümmert sich um die einzelne Wohnung eines Eigentümers, nicht um das Gemeinschaftseigentum. Das ist die passende Lösung für Eigentümer, die vermieten und die Betreuung ihrer Wohnung abgeben wollen: Sondereigentumsverwaltung.
• Mietverwaltung: Im Mittelpunkt stehen die Mietverhältnisse, also Mieteinzug, Betriebskostenabrechnung, Kaution und der Kontakt zu den Mietern. Die Leistungen beschreibt die Seite zur Mietverwaltung.
• Zinshausverwaltung: Das ganze Gebäude gehört einem Eigentümer, einer Erbengemeinschaft oder einer Bruchteilsgemeinschaft, ohne Aufteilung in Wohnungseigentum. Der Verwalter übernimmt dann Mieter, Technik und Finanzen aus einer Hand, ohne dass das WEG gilt: Zinshausverwaltung.
• Gewerbeverwaltung: Bei Gewerbeobjekten kommen eigene Vertragsformen, andere Nebenkostenregeln und höhere technische Anforderungen hinzu: Gewerbeverwaltung.

Außerhalb der WEG gibt es keine gesetzliche Aufgabenliste, dort bestimmt allein der Verwaltervertrag mit dem Eigentümer, was der Verwalter schuldet. Umso genauer sollte er gelesen werden.

Der Verwaltervertrag

In der WEG sind zwei Dinge zu trennen: die Bestellung, also der Beschluss, wer Verwalter sein soll, und der Verwaltervertrag, der die Einzelheiten der Zusammenarbeit regelt. Vertragspartner des Verwalters ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Gegenüber dem Verwalter vertritt sie der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, alternativ ein dazu durch Beschluss ermächtigter Eigentümer, § 9b Abs. 2 WEG.

Laufzeit

Ein Verwalter kann also nicht auf Dauer bestellt werden. Spätestens nach fünf Jahren müssen die Eigentümer neu entscheiden, bei der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum schon nach drei Jahren. Das schützt die Gemeinschaft vor Verträgen, die niemand mehr überprüft.

Leistungen, Vergütung, Kündigung

Ein guter Verwaltervertrag beantwortet diese Fragen eindeutig:

1. Leistungsumfang: Was gehört zur Grundleistung, etwa Wirtschaftsplan, Abrechnung, eine ordentliche Versammlung pro Jahr, Begehungen, Beauftragung von Handwerkern?
2. Vergütung: Wie setzt sich die Grundvergütung zusammen, und welche Leistungen werden gesondert berechnet? Üblich sind Sondervergütungen für Aufgaben, die über den Regelfall hinausgehen, zum Beispiel zusätzliche Versammlungen oder die Begleitung größerer Sanierungen. Entscheidend ist, dass Grund- und Sondervergütung klar voneinander abgegrenzt sind, sonst entsteht Streit.
3. Laufzeit und Beendigung: Wann endet der Vertrag, wie wird er verlängert, welche Kündigungsklauseln gibt es? Das Gesetz setzt hier Grenzen, dazu mehr im Abschnitt zur Kündigung.
4. Vollmachten und Kontoführung: Wer darf Zahlungen freigeben, bis zu welchem Betrag, und auf wessen Namen laufen die Konten?
5. Haftung und Nachweise: Wer Wohnungseigentum gewerblich verwaltet, braucht nach § 34c der Gewerbeordnung eine Erlaubnis und eine Berufshaftpflichtversicherung. Fragen Sie nach beidem.
6. Übergabe bei Vertragsende: Der Vertrag sollte regeln, wie Unterlagen und Daten an den Nachfolger gehen.

Hausverwaltung wechseln: So gelingt der Übergang

Wer die Hausverwaltung wechseln will, braucht vor allem einen Plan. Der Ablauf in der WEG sieht meist so aus:

1. Entscheidung klären: Was genau funktioniert nicht, etwa verspätete Abrechnungen, schlechte Erreichbarkeit oder unklare Kosten? Davon hängt ab, welche Angebote Sie anfragen.
2. Vertrag prüfen: Laufzeit der Bestellung und Kündigungsklauseln im bestehenden Vertrag nachsehen.
3. Angebote einholen: Mehrere Verwaltungen mit demselben Anforderungsprofil anfragen. Üblich sind drei Angebote. Bei der Neubestellung eines Verwalters gehören Vergleichsangebote in der Regel dazu; fehlen sie, kann der Beschluss anfechtbar sein.
4. Beschlüsse vorbereiten: Tagesordnung mit Abberufung oder Auslaufenlassen des Vertrags, Bestellung des neuen Verwalters, Abschluss des Vertrags und Kontovollmacht.
5. Beschluss in der Versammlung: Die Eigentümer entscheiden mit einfacher Mehrheit.
6. Übergabe: Der bisherige Verwalter gibt die Unterlagen der Gemeinschaft heraus, der neue sichtet sie und fordert Fehlendes nach.

Typische Stolpersteine

Doppelte Vergütung. Wer abberuft, ohne dass der Vertrag früher endet, zahlt unter Umständen sechs Monate lang an zwei Verwalter.

Lücke in der Handlungsfähigkeit. Mit der Abberufung verliert der Verwalter seine Stellung als Organ. Ohne neuen Verwalter vertreten alle Eigentümer die Gemeinschaft gemeinsam, § 9b Abs. 1 WEG, und das ist im Alltag kaum praktikabel. Deshalb gehören Abberufung und Bestellung in dieselbe Versammlung.

Unvollständige Unterlagen. Nach dem Ende seiner Bestellung muss der bisherige Verwalter Unterlagen und Gemeinschaftsgelder herausgeben. Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Vergütung steht ihm nicht zu. Lassen Sie sich die Übergabe quittieren und fordern Sie Lücken schriftlich mit Frist nach.

Konten und laufende Zahlungen. Bankvollmachten, Daueraufträge, Lastschriften und Verträge mit Versorgern müssen umgestellt werden. Das dauert oft länger, als es auf der Tagesordnung aussieht.

Offene Zuständigkeit für die Abrechnung. Wer wechselt, sollte schriftlich festhalten, wer die Abrechnung für das laufende Jahr erstellt.

Verwaltervertrag kündigen

Der Verwalter kann nach § 26 Abs. 3 WEG jederzeit abberufen werden, ohne dass ein Grund genannt werden muss. Die Abberufung ist ein Beschluss der Eigentümerversammlung und muss auf der Tagesordnung stehen. Der Vertrag endet nicht automatisch, aber spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Davon darf weder die Gemeinschaftsordnung noch der Vertrag abweichen. Bis dahin steht dem abberufenen Verwalter seine Vergütung grundsätzlich weiter zu. Ob der Vertrag früher endet, etwa durch eine Kündigungsklausel oder eine einvernehmliche Aufhebung, hängt vom Einzelfall ab.

Ausführlich erklärt das der Beitrag Verwaltervertrag kündigen: Beschluss, Fristen, Bestellung des Nachfolgers und Checkliste für den Beirat. Weil Formfehler im Beschluss und in der Einladung teuer werden können, lohnt es sich, den Ablauf vorab rechtlich prüfen zu lassen.

Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG

Zertifizierter Verwalter darf sich nur nennen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer eine Prüfung abgelegt hat, die rechtliche, kaufmännische und technische Kenntnisse nachweist, § 26a Abs. 1 WEG. Die Einzelheiten der Prüfung regelt eine Verordnung des Bundesjustizministeriums. Sie sieht auch Befreiungen für Personen mit bestimmter anderer Qualifikation vor. Bei Verwaltungsgesellschaften regelt sie, unter welchen Voraussetzungen sich auch die Gesellschaft so nennen darf. Fragen Sie deshalb nach, wer konkret zertifiziert ist.

Für Eigentümer ist vor allem wichtig: Seit dem 1. Dezember 2023 gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zur ordnungsmäßigen Verwaltung, § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG. Jeder Eigentümer kann sie verlangen. Wer am 1. Dezember 2020 bereits Verwalter einer Gemeinschaft war, galt dieser gegenüber noch bis zum 1. Juni 2024 als zertifiziert, § 48 Abs. 4 WEG. Diese Übergangsfrist ist abgelaufen. Eine Ausnahme gibt es nur für kleine Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, die einen Eigentümer zum Verwalter bestellt haben, solange nicht ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt.

Das Zertifikat ist ein Mindeststandard, keine Qualitätsgarantie. Es ersetzt weder die gewerberechtliche Erlaubnis noch den Blick in Referenzen und Vertrag. Details zu Prüfung und Folgen für Beschlüsse stehen im Beitrag Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG.

Wie wir das in der Verwaltung handhaben

Marquardt Immobilien verwaltet seit 1965 in Hamburg und ist ein Familienunternehmen in dritter Generation. Betreut werden über 60 Eigentümergemeinschaften mit mehr als 1.000 Wohneinheiten. Matthias Marquardt ist zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG. Eine Verwaltung ist nur so gut, wie Eigentümer und Beirat sie nachvollziehen können: Vertrag, Abrechnung und Beschlüsse sollten verständlich und prüfbar sein. Was wir für Gemeinschaften übernehmen, steht auf unserer Seite zur WEG-Verwaltung in Hamburg.

Hinweis: Dieser Artikel erklärt die gesetzliche Lage in Grundzügen. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.