Instandhaltungsrücklage (Erhaltungsrücklage) und Sonderumlage

Die Instandhaltungsrücklage taucht in fast jeder Eigentümerversammlung auf: bei der Frage, ob das Hausgeld steigen muss, bei der Dachsanierung, beim Kauf oder Verkauf einer Wohnung. Das Gesetz spricht seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 allerdings nicht mehr von Instandhaltungsrücklage, sondern von Erhaltungsrücklage. Gemeint ist dasselbe: das Geld, das eine Gemeinschaft zurücklegt, damit Reparaturen und Erneuerungen am gemeinsamen Eigentum nicht jedes Mal aus dem Nichts bezahlt werden müssen.

Dieser Ratgeber erklärt, wofür die Rücklage da ist, wie hoch sie sein sollte und wer darüber entscheidet. Er zeigt, wann eine Sonderumlage ansteht, was die Rücklage steuerlich bedeutet und was beim Verkauf einer Wohnung mit ihr geschieht. Gesetzliche Vorgaben und Faustregeln halten wir dabei auseinander: Das Gesetz kennt keine Pflichtsumme, alles andere sind Orientierungswerte.

Wofür die Erhaltungsrücklage da ist

Die Rücklage dient dazu, größere Ausgaben für das gemeinschaftliche Eigentum über viele Jahre zu verteilen. Rechtsgrundlage ist § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG.

Aus der Rücklage werden typischerweise Maßnahmen bezahlt, die nicht jedes Jahr anfallen und dann schnell fünfstellig werden: Dachsanierung, Fassadenarbeiten, Erneuerung der Heizungsanlage, Aufzugsmodernisierung, Sanierung von Balkonen oder Leitungen. Laufende Kosten wie Strom, Hausmeister oder kleine Reparaturen laufen dagegen über das normale Hausgeld, mehr dazu im Ratgeber Hausgeld.

Zum Begriff: Instandhaltungsrücklage hieß die Rücklage bis zur Reform, seitdem steht im Gesetz Erhaltungsrücklage. Einen Unterschied in der Sache gibt es nicht. Wichtiger ist die Eigentumsfrage: Die Rücklage gehört zum Vermögen der Gemeinschaft (Gemeinschaftsvermögen, § 9a Abs. 3 WEG), nicht dem einzelnen Eigentümer. Wer lange eingezahlt hat, hat deshalb keinen persönlichen Kontostand, über den er verfügen könnte. Er hat den Vorteil, dass das Haus Rückhalt hat, wenn etwas ansteht.

Wie hoch die Rücklage sein sollte

Das Gesetz nennt keine Zahl

Eine Mindestsumme je Quadratmeter oder je Wohnung steht nirgends im Gesetz. Verlangt ist eine „angemessene“ Rücklage, und was angemessen ist, entscheiden die Eigentümer mit dem Wirtschaftsplan. Der Bundesgerichtshof gesteht ihnen dabei ein weites Ermessen zu und verlangt auch keinen konkreten Reparaturbedarf, um eine Rücklage zu bilden. Angreifbar wird ein Beschluss erst, wenn die Zuführung erkennbar weit zu hoch oder wesentlich zu niedrig ausfällt.

In der Praxis spielen folgende Punkte die Hauptrolle: Alter und Zustand des Gebäudes, Ausstattung (Aufzug, Tiefgarage, Zentralheizung), bereits absehbare Maßnahmen und der Stand der Rücklage. Ein Haus aus den 1960er-Jahren mit unsaniertem Dach braucht eine andere Zuführung als ein Neubau mit Gewährleistung.

Peterssche Formel: eine Faustregel

Die bekannteste Orientierung ist die Peterssche Formel. Sie geht davon aus, dass über die Lebensdauer eines Gebäudes von rund 80 Jahren etwa das 1,5-Fache der Herstellungskosten in die Erhaltung fließt. Gerechnet wird also: Herstellungskosten je Quadratmeter Wohnfläche (ohne Grundstück) mal 1,5, geteilt durch 80 Jahre. Weil davon nur das Gemeinschaftseigentum zählt und nicht Fenster, Böden oder Innenausbau der einzelnen Wohnung, setzt man häufig etwa 70 Prozent des Ergebnisses an.

Das ist ein Hilfsmittel, keine Rechtsvorschrift. Die Formel kennt weder Zustand noch Ausstattung des konkreten Hauses und verlangt eine Schätzung der Herstellungskosten, die bei Altbauten nur grob möglich ist.

II. BV § 28: eine zweite Orientierung

Eine weitere Vergleichsgröße liefert § 28 der Zweiten Berechnungsverordnung (II. BV). Sie sieht für die Wirtschaftlichkeitsberechnung bei öffentlich gefördertem Wohnraum jährliche Höchstbeträge für Instandhaltungskosten je Quadratmeter vor, gestaffelt nach dem Alter des Hauses. Die Ausgangswerte im Verordnungstext lauten 7,10 Euro (unter 22 Jahre), 9,00 Euro (ab 22 Jahre) und 11,50 Euro (ab 32 Jahre). Die Beträge werden nach der Preisentwicklung angepasst und liegen nach veröffentlichten Angaben zum 1. Januar 2026 deutlich höher, bei rund 11,50, 14,58 und 18,62 Euro. Für Wohnungseigentümergemeinschaften gilt die Verordnung nicht unmittelbar. Sie zeigt aber, mit welchen Größenordnungen die Wohnungswirtschaft bei der Erhaltung rechnet, und sie bildet die Kosten des ganzen Hauses ab, nicht nur des Gemeinschaftseigentums.

Sonderumlage: Wenn die Rücklage nicht reicht

Eine Sonderumlage ist eine einmalige oder mehrfach fällige Zahlung der Eigentümer neben dem laufenden Hausgeld. Sie wird nötig, wenn die Rücklage für eine Maßnahme nicht reicht, oder wenn die Gemeinschaft die Rücklage für diese Maßnahme nicht angreifen will.

Wie sie beschlossen und verteilt wird

Die Eigentümer beschließen die Sonderumlage in der Versammlung. Die Beschlusskompetenz folgt aus § 28 Abs. 1 WEG, der die Vorschüsse zur Kostentragung betrifft. In der Regel genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen, sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt. Der Beschluss sollte vier Dinge klar benennen: den Zweck, den Gesamtbetrag, den Verteilungsschlüssel und die Fälligkeit.

Nach dem Fälligkeitsbeschluss richtet sich, wann gezahlt werden muss. Fehlt eine Regelung, ist die Forderung nach allgemeinen Grundsätzen sofort fällig. Wer den Betrag in Raten auf mehrere Termine verteilt, macht es den Eigentümern leichter. Verteilt wird grundsätzlich nach Miteigentumsanteilen, § 16 Abs. 2 Satz 1 WEG, es sei denn, ein anderer Schlüssel ist vereinbart oder beschlossen. Auch hier haben die Eigentümer bei der Höhe ein weites Ermessen. Handelt es sich bei der Maßnahme um eine bauliche Veränderung, gelten für die Kostenverteilung zusätzliche Regeln, mehr dazu im Ratgeber Sanieren und Modernisieren.

Sonderumlagen vermeiden oder abfedern

Ganz verhindern lassen sie sich nicht, aber oft planbar machen. Dazu gehört eine Zustandsübersicht mit Maßnahmen und geschätzten Kosten für die nächsten Jahre, ein Wirtschaftsplan, der die Rücklage an diesem Bedarf ausrichtet, und eine frühe Diskussion großer Posten. Wer beim Heizungstausch oder der Dachsanierung vorab drei Angebote einholt und den Zeitplan kennt, kann die Zuführung schrittweise erhöhen, statt später eine große Summe auf einmal einzufordern. Lässt sich die Sonderumlage nicht umgehen, hilft ein Fälligkeitsbeschluss mit mehreren Terminen.

Eine Erhaltungsrücklage ist der Puffer des Hauses, nicht das Sparkonto des Einzelnen.

Wer über die Rücklage entscheidet und wie sie verwaltet wird

Über die Rücklage entscheiden die Eigentümer, nicht die Verwaltung. Der Verwalter stellt nach § 28 Abs. 1 WEG jeweils für ein Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan auf, in dem die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben stehen, auch die geplante Zuführung zur Rücklage. Die Eigentümer beschließen daraufhin die Vorschüsse und die Rücklagenbeiträge. Das Geld liegt auf einem Konto der Gemeinschaft. Entnahmen brauchen einen Beschluss oder eine Ermächtigung und müssen ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen.

Wie viel angespart ist, zeigt der Vermögensbericht, den der Verwalter nach § 28 Abs. 4 WEG nach Ablauf des Kalenderjahres erstellt. Er weist den Stand der Rücklagen und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen aus und ist jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen. Daneben können Eigentümer nach § 18 Abs. 4 WEG Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen, also auch in Kontoauszüge. Wie Zuführung und Entnahmen in der Abrechnung aussehen sollten, steht im Beitrag Jahresabrechnung prüfen.

Rücklage und Steuer

Eigentümer, die selbst in der Wohnung wohnen

Wer selbst in seiner Wohnung lebt, kann die Zahlungen in die Rücklage steuerlich nicht absetzen. Für Handwerkerleistungen, die später aus der Rücklage bezahlt werden, kann unter Umständen die Steuerermäßigung nach § 35a EStG in Betracht kommen. Maßgeblich sind die Angaben in der Jahresabrechnung, im Zweifel klärt das der Steuerberater.

Vermietende Eigentümer

Bei vermieteten Wohnungen stellt sich die Frage, ob die Zuführung zur Rücklage schon als Werbungskosten zählt. Der Bundesfinanzhof sagt: noch nicht. Im Urteil vom 14. Januar 2025 (IX R 19/24) hat er seine langjährige Rechtsprechung ausdrücklich auch für die Zeit nach der WEG-Reform 2020 bestätigt. Der Abzug ist erst möglich, wenn die Gemeinschaft das Geld tatsächlich für Erhaltungsmaßnahmen ausgibt, denn erst dann steht fest, ob es sich um sofort abziehbare Erhaltungsaufwendungen oder um Herstellungskosten handelt. Wer in der Anlage V einen Abzug der Zuführung ansetzt, riskiert die Streichung. Die Jahresabrechnung sollte deshalb Zuführung und Verwendung getrennt ausweisen.

Beim Kauf: Grunderwerbsteuer

Auch beim Wohnungskauf spielt die Rücklage steuerlich eine Rolle. Der Bundesfinanzhof hat im Urteil vom 16. September 2020 (II R 49/17) entschieden, dass der Kaufpreis für die Grunderwerbsteuer nicht um den anteiligen Stand der Rücklage gemindert wird, auch nicht, wenn der Kaufvertrag einen eigenen Preis dafür ausweist. Die Begründung: Die Rücklage gehört zum Vermögen der Gemeinschaft und nicht dem Verkäufer, deshalb wird sie nicht als eigener Teil des Kaufpreises behandelt.

Diese Hinweise sind keine Steuerberatung. Im Einzelfall entscheiden Ihr Steuerberater und das Finanzamt.

Die Rücklage beim Verkauf einer Wohnung

Beim Verkauf bleibt die Rücklage in der Gemeinschaft. Der Verkäufer hat keinen Anspruch darauf, seinen rechnerischen Anteil ausgezahlt zu bekommen, und der Käufer tritt in die Gemeinschaft mit dem aktuellen Bestand ein. Dass beides zusammenpasst, regelt in der Praxis der Preis: Verkäufer weisen oft darauf hin, dass sie über Jahre eingezahlt haben und eine gut gefüllte Rücklage den Wert der Wohnung stützt. Käufer prüfen, ob die Rücklage zu den anstehenden Maßnahmen passt, und rechnen dagegen, was in den nächsten Jahren auf sie zukommt.

Für Käufer ist deshalb ein Blick in die Unterlagen wichtiger als die bloße Summe: Vermögensbericht, Wirtschaftsplan, Protokolle der letzten Versammlungen, beschlossene und geplante Maßnahmen. Wer weiß, welche Sonderumlagen beschlossen sind, kann besser verhandeln.

Wer eine Sonderumlage zahlen muss, hängt nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs davon ab, wann die Forderung fällig wird, nicht davon, wann sie beschlossen wurde. Wird sie erst nach dem Eigentumswechsel fällig, trifft sie den Käufer, auch wenn der Beschluss noch aus der Zeit des Verkäufers stammt. Im Kaufvertrag können Verkäufer und Käufer eine andere Aufteilung vereinbaren. Das sollten Sie mit dem Notar besprechen. Was bei der Vorbereitung eines Verkaufs sonst zu bedenken ist, beschreibt der Ratgeber Immobilie verkaufen vorbereiten.

Wie wir das in der Verwaltung handhaben

Eine Rücklage ist nur so gut wie die Planung dahinter. Eine gute Verwaltung legt den Eigentümern im Wirtschaftsplan nachvollziehbar vor, wie sich Rücklage und Zuführung entwickeln, weist den Stand im Vermögensbericht aus und bringt anstehende Maßnahmen rechtzeitig auf die Tagesordnung, damit eine Sonderumlage kein Überraschungsbeschluss wird. Wie eine Versammlung dafür vorbereitet wird, beschreibt der Ratgeber Eigentümerversammlung. Wie wir als familiengeführte Hausverwaltung in Hamburg die Verwaltung von Eigentümergemeinschaften verstehen, steht auf der Seite zur WEG-Verwaltung.

Hinweis: Dieser Artikel erklärt die gesetzliche Lage in Grundzügen. Er ersetzt keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung im Einzelfall.